Kan man kræve, at medarbejdere lægger mobilen væk?

Spørgsmålet dukker op flere steder, end man måske skulle tro. I virksomheder, i uddannelsesinstitutioner, i kommuner, på plejehjem og i receptioner eller kundevendte funktioner. For når mobiltelefonen fylder mere og mere i arbejdslivet, begynder nogle ledere naturligt at spørge: Kan vi egentlig kræve, at medarbejderne lægger telefonen væk?

Det korte svar er, at spørgsmålet sjældent handler om mobiltelefoner alene. Det handler om arbejdskultur, tillid og forventninger.

Hvad siger reglerne?

De konkrete juridiske rammer afhænger af arbejdsplads, funktion og formålet med retningslinjerne. Generelt har arbejdsgivere mulighed for at fastsætte regler for adfærd og brug af udstyr i arbejdstiden, men reglerne skal være saglige og stå mål med formålet.

Derfor vælger mange organisationer at involvere medarbejderne i dialogen om mobilpolitik frem for alene at fokusere på forbud og sanktioner. Hvis der er tvivl om de juridiske forhold, bør man altid søge konkret rådgivning hos HR, en arbejdsgiverorganisation eller en juridisk rådgiver.

Hvorfor ønsker nogle arbejdspladser færre telefoner?

De fleste arbejdspladser overvejer ikke retningslinjer om mobiltelefoner uden grund. Typisk opstår ønsket, fordi man oplever helt konkrete udfordringer i hverdagen.

• Måske bliver medarbejdere ofte afbrudt i komplekse opgaver.
• Måske påvirker de konstante vibrationer og notifikationer mødekulturen.
• Måske oplever man, at kunder eller borgere føler sig overset i det personlige møde.
• Måske arbejder organisationen i rum, hvor fortrolige oplysninger drøftes.

I mange tilfælde handler ønsket derfor ikke om kontrol eller overvågning, men om et ønske om at skabe de bedst mulige rammer for, at medarbejderne kan udføre deres arbejde i ro.

Regler løser sjældent problemet alene

Det kan være fristende at tro, at en ny regel eller et diktat automatisk skaber en ny adfærd. Men virkeligheden på en moderne arbejdsplads er ofte mere kompliceret. Hvis medarbejderne ikke forstår baggrunden for en beslutning, risikerer nye retningslinjer at skabe modstand og unødig friktion frem for opbakning.

Derfor oplever mange ledere, at den forudgående dialog er mindst lige så vigtig som selve rammesætningen. Hvad er formålet? Hvilket problem forsøger man at løse i fællesskab? Og hvordan gavner det medarbejderne, kunderne eller borgerne i sidste ende? Jo tydeligere svarene er, desto lettere bliver det at skabe en fælles forståelse.

Stor forskel på funktioner og arbejdsopgaver

En mobiltelefon spiller ikke den samme rolle overalt på en arbejdsplads. På nogle områder er den et centralt og uundværligt arbejdsredskab; på andre er den primært et privat kommunikationsmiddel.

Der er også stor forskel på selve arbejdsopgaverne. En medarbejder på farten har andre logistiske behov end en medarbejder i receptionen, og en projektleder navigerer anderledes end en medarbejder i produktionen eller i den direkte borgerkontakt. Derfor findes der sjældent én universel løsning, der passer til alle. De bedste og mest respekterede retningslinjer tager altid udgangspunkt i den konkrete kontekst og de specifikke opgaver.

Tillid skaber bedre resultater end kontrol

Når medarbejdere oplever, at regler bliver indført med kontrol som hovedmotiv, kan det hurtigt påvirke arbejdsmiljøet negativt. Omvendt ser mange organisationer stærke resultater, når fokus flyttes fra forbud til fælles mål.

I stedet for at diskutere restriktioner, kan man med fordel starte samtalen her:

• Hvordan skaber vi mere uforstyrret tid til fordybelse?
• Hvordan styrker vi den gode borger- og kundekontakt?
• Hvordan optimerer vi vores fælles mødekultur?
• Hvordan beskytter vi rummet under fortrolige samtaler?

Når samtalen tager udgangspunkt i værdien og formålet frem for begrænsningen, bliver det markant lettere at finde løsninger – som f.eks. fysiske mobilfrie zoner eller fælles aftaler – der giver mening for alle parter.

Det egentlige spørgsmål handler om kultur

I sidste ende handler diskussionen sjældent om, hvorvidt medarbejdere fysisk må have en telefon i lommen eller ej. Mobiltelefonen bliver ofte blot symbolet på en dybere snak om, hvordan arbejdspladsen ønsker at fungere og samarbejde i hverdagen.

Hvilke forventninger har vi til tilgængelighed? Hvornår er det dybe fokus vigtigst? Og hvordan sikrer vi det nødvendige nærvær i mødet med kolleger, kunder og borgere?

De mest succesfulde organisationer starter sjældent med paragraffer. De starter med en åben samtale om, hvordan de ønsker at arbejde sammen. For når formålet står helt klart, bliver de praktiske løsninger i hverdagen ofte meget lettere at finde.

Hvad siger kunderne?